Den Benutzern fällt das Falten von ausgedruckten Briefen wesentlich leichter, wenn diese auf der ersten Seite eine Falzmarke haben. Damit diese nicht mit späteren Eingaben im Briefkopf oder Text verschoben wird, empfiehlt es sich, die Falzmarke als Grafik in der ersten Kopfzeile unterzubringen. Der Inhalt der ersten Kopfzeile sollte als Textbaustein angelegt werden.
Gehen Sie dabei wie folgt vor:
- Legen Sie in der Dokumentvorlagenverwaltung unter "Textbausteine" einen Ordner für Kopfzeilen-Bausteine an.
- Klicken Sie den Unterordner an und klicken auf "Neue Vorlage". Geben Sie dem so angelegten Textbaustein einen entsprechenden Namen, z.B. "Erste Kopfzeile" und klicken Sie auf "Editieren".
- In dem sich öffnenden Word-Dokument fügen Sie zunächst an einer beliebigen Stelle eine horizontale, etwa 0,2 cm bis 0,5 cm lange Linie ein (Ribbon "Einfügen", "Formen").
- Klicken Sie die Linie mit der linken Maustaste an und wählen in dem Ribbon "Zeichentools/Format" den Befehl "Position" und "Weitere Layoutoptionen".
- Stellen Sie im Register "Position" folgende Werte ein:
>> Horizontal - Absolute Position 0,81 cm rechts von Seite
>> Vertikal - Absolute Position 9,2 cm unterhalb Seite
>> Setzen Sie bei "Verankern" ein Häkchen.
>> Die Option "Objekt mit Text verschieben" darf nicht angehakt sein. - Rufen Sie nun die Registerkarte "Textumbruch" auf und aktivieren die Option "Vor den Text".
- Verlassen Sie den geöffneten Dialog mit "OK".
Dieses Dokument übernehmen Sie nun mit "OK" in der PROSOZ-Platzhalterliste. Fügen Sie den Textbaustein anschließend in Ihren Dokumentvorlagen jeweils in der ersten Kopfzeile ein. Beachten Sie hierzu auch den Tipp "Kopf- und Fußzeile".