Erste Kopf- und Fußzeile anders
Für den Druckdienst empfiehlt es sich, in allen Dokumentvorlagen die erste Kopf- und Fußzeile anders als alle weitere Kopf- und Fußzeilen zu gestalten. In der Regel befindet sich in der ersten Kopfzeile das Logo, evtl. eine Falzmarke oder auch die Infoleiste für Sachbearbeiterdaten und Verwaltungsanschrift. In der ersten Fußzeile wird meist die Bankverbindung u.ä. untergebracht.
Damit alle künftigen Dokumentvorlagen richtig eingerichtet werden, sollten Sie in Word (am besten bereits in der globalen Dokumentvorlage normal.dot bzw. normal.dotx, mindestens aber in der Druckdienstvorlage, auf der Ihre weiteren Vorlagen basieren) folgende Einstellungen vornehmen:
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Klicken Sie doppelt auf den oberen (Kopfzeilen-)Bereich des angezeigten Blattes, so dass Sie in die Kopfzeilenbearbeitung gelangen.
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Setzen Sie im Menü "Kopf- und Fußzeilentools/Entwurf" bei "Erste Seite anders" ein Häkchen.
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Klicken Sie doppelt in den normalen Dokumentbereich.
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Speichern Sie die Dokumentvorlage ab.
Kopf- und Fußzeilen auf Folgeseiten
Vergessen Sie nicht, in Ihrer Mastervorlage die Kopf- und Fußzeilen für Folgeseiten einzurichten, denn nicht alle künftigen Dokumentvorlagen bestehen aus nur einer Seite. Gehen Sie in Word wie folgt vor:
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Öffnen Sie die Mastervorlage über den Druckdienst.
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Gehen Sie ans Ende des bereits vorhandenen Inhalts.
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Wählen Sie im Ribbon "Einfügen" den Befehl "Seitenumbruch".
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Im gleichen Ribbon klicken Sie auf "Kopfzeile" und "Kopfzeile bearbeiten".
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Fügen Sie in die Kopfzeile bzw. Fußzeile die gewünschten Inhalte (z.B. einen Textbaustein für Folgekopfzeilen) ein.
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Schließen Sie die Kopf- und Fußzeilenansicht ("Schließen" - Button im Ribbon)
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Entfernen Sie den zuvor eingefügten Seitenumbruch und alle überflüssigen Leerzeilen am Ende Ihrer Mastervorlage mit der Löschtaste.
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Speichern Sie die Mastervorlage ab.
Auch nach dem Entfernen des Seitenumbruchs speichert Word die Einstellungen für die Folgekopf- und Fußzeilen, so dass mehrseitige Dokumentvorlagen automatisch die eingerichteten Einstellungen enthalten.
Hinweis: Manche Dokumentvorlagen benötigen nicht die in der Mastervorlage eingerichtete Kopf- oder Fußzeile. Diese können Sie beim Bearbeiten der einzelnen Dokumentvorlage entfernen. Auch dazu fügen Sie (falls Ihre Vorlage nicht ohnehin mehrseitig ist) wie oben beschrieben temporär einen Seitenumbruch ein, um die Folgekopf- und Fußzeile aufrufen zu können.