Natürlich hat jede Verwaltung ihre eigenen Vorgaben, aber folgende Standardelemente dürften wahrscheinlich überall vorkommen und sollten unbedingt als Textbausteine definiert werden, ggf. auch für jedes Sachgebiet separat (man weiß ja nie, welche Abteilungen mal umbenannt, zusammengelegt oder aufgetrennt werden):
- Erste Kopfzeile
- Erste Fußzeile
- Briefkopf (ggf. das Logo als eigener Textbaustein)
- Anredeblock
- Rechtsmittelbelehrung,
- Hinweis zum elektronischen Widerspruch
- Grußformel
- Folgekopfzeilen
- Folgefußzeilen
Neben diesen gestalterischen Textbausteinen sollte man auch bestimmte inhaltliche Textbausteine definieren, z.B.
- die Bezeichnung des Amtes (wie oft wurden Jugendämter schon zum „Amt für Familien“ und man musste dies in unzähligen Vorlagen ändern?)
- die Bezeichnung der Sachgebiete (aus dem gleichen Grund: Man weiß nie, welche Abteilungen mal fusionieren)
- Kontaktdaten von Informations-/Auskunftsstellen oder zentralen Ansprechpartnern
Einen guten Hinweis, was alles sonst noch als Textbaustein denkbar und sinnvoll ist, geben die mitgelieferten Muster für Seriendrucke und natürlich das Handbuch.
Grundregel
Alles, was mehrmals auftaucht und evtl. irgendwann zentral verändert werden müsste, sollte als Textbaustein definiert und in die Vorlagen eingefügt werden.
Die als Textbaustein definierten Elemente werden in der Mastervorlage eingefügt. So hat man eine Grundlage für die später zu erstellenden Dokumentvorlagen.