Ähnlich wie bei der Falzmarke in der ersten Kopfzeile können Sie eine Info-Leiste mit den Sachbearbeiter-Daten, der Anschrift u. ä. am Seitenrand Ihrer Dokumentvorlage unterbringen, wenn es der Kopfbogen erfordert. Damit diese später nicht durch das Bearbeiten des eigentlichen Brieftextes verschoben oder überschrieben wird, richten Sie die Seitenleiste als Textbaustein für die erste Kopfzeile Ihrer Vorlagen ein.
Gehen Sie dabei wie folgt vor:
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Legen Sie in der Dokumentvorlagenverwaltung unter "Textbausteine" über die Schaltfläche "Neue Vorlage" einen neuen Textbaustein für die Seitenleiste an.
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Markieren Sie diesen Textbaustein und klicken Sie auf "Editieren".
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In dem sich öffnenden Word-Dokument fügen Sie zunächst an einer beliebigen Stelle eine ein- oder zweispaltige Tabelle ein (direkt im Dokument, nicht in der Kopfzeile!)
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Versehen Sie die Tabelle mit Inhalt (Behördenanschrift, Platzhalter für Sachbearbeiter-Informationen usw.) und formatieren diesen wie gewünscht.
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Ziehen Sie die Tabellenränder mit der Maus in die Position, die die Tabelle in künftigen Dokumenten haben soll.
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Klicken Sie die Tabelle mit der rechten Maustaste an und wählen aus dem Kontextmenü die "Tabelleneigenschaften".
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Aktivieren Sie das Register "Tabelle" und klicken im Abschnitt "Textumbruch" auf das Symbol für "Umgebend":
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Nun klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen".
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Stellen Sie in diesem Dialog ein, wie weit die Tabelle Abstand zum Text halten soll. Bei einer Seitenleiste am rechten Rand müssen Sie unter "Links" einen entsprechenden cm-Wert eintragen, der Wert unter "Rechts" kann auf wenige Millimeter gestellt werden:
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Entfernen Sie die Häkchen bei "Automatische Größenänderung zulassen" und verlassen den Dialog mit "OK". Auch den übergeordneten Dialog verlassen Sie mit "OK".
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Speichern Sie das Dokument ab.
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Fügen Sie den Textbaustein in Ihrer Vorlage in die erste Kopfzeile ein.
Sicherlich werden Sie ein wenig probieren müssen, bis das Layout stimmt. Letztlich ist die Verankerung des Textbausteins in der ersten Kopfzeile einer Dokumentvorlage aber der sicherste Weg, die Seitenleiste in den Dokumenten vor ungewollten Änderungen zu schützen.