Grundsätzlich empfiehlt es sich, Tabellen als Layout-Grundlage zu verwenden, wann immer etwas in Dokumenten nicht als Fließtext dargestellt werden soll.
Auf gar keinen Fall sollte man mit Tabulator- oder Leertaste ein Layout zusammentippen und dies z.B. als Briefkopf-Textbaustein hinterlegen. Durch Umstellung von Word-Optionen wie Blocksatz und automatische Silbentrennung oder die zentrale Änderung des Seitenrandes besteht sonst die Gefahr, dass solche „Layouts“ (aus dem Zeitalter der Schreibmaschine) völlig unbrauchbar werden.
Wichtig zu wissen ist, dass Word innerhalb von Tabellen (egal ob man diese als Layout eines Textbausteines oder in den einzelnen Dokumentvorlagen im Brief selbst verwendet) ggf. anderen Einstellungen folgt als für normalen Fließtext. Es sind dabei auch einige Zusatzoptionen zu beachten.
Zu den Grundlagen für Tabellen gehört u.a.
Zeilenhöhe
Hier kann man über die Tabelleneigenschaften eine Mindesthöhe von z.B. 0,5 cm einstellen, die dazu führt, dass bei entsprechend langem Text die Zeilenhöhe mitwächst, aber immer mindestens 0,5 cm hoch ist. Stellt man hingegen die Option auf „genau“, bleibt es bei der eingestellten Höhe, egal wie lang später der Text in der jeweiligen Zelle ist. Bereits beim Einfügen der Druckdienst-Platzhalter sieht man dann evtl. nicht mehr den gesamten Platzhalter mit allen Parametern.
Innerer Textabstand
Der Tabellenplatzhalter aus dem Druckdienst folgt dem voreingestellten Standard und hat Standard-Zellenbegrenzungen von 0,19 cm für links und rechts. Enthält ein selbst erstellter Textbaustein oder eine Dokumentvorlage ebenfalls Tabellen, sollte man diese genauso einstellen oder eigene und über den Tabellenplatzhalter eingefügte Tabellen entsprechend anpassen. Andernfalls hat man (wenn die Gitternetzlinien mit gedruckt werden) ein unrundes Layout verschiedener Tabellen im Dokument.
Textausrichtung
Es sollte in allen Tabellen nicht nur auf die horizontale Ausrichtung (links- und rechtsbündig), sondern auch auf die vertikale Ausrichtung geachtet werden, also eingestellt werden, ob der Text in der Tabelle am oberen Rand beginnt oder zentriert, usw.
Der Tabellenplatzhalter des Druckdienstes hat „oben“ als Standard für die vertikale Ausrichtung.