Digitale Verwaltung

Online-Anträge selbst gestalten mit eigenen Civento-Prozessen

Mit dem von der ekom21 bereitgestellten Werkzeug "Civento" können Verwaltungen auch eigene Online-Antragsprozesse umsetzen. Musterhaft hat dies der Landkreis Waldeck-Frankenberg bereits getan. Die nachfolgende Beschreibung zeigt die durchgeführten Schritte:

 

Im Landkreis Waldeck-Frankenberg wurde ein Civento-Prozessdesigner von der ekom21 ausgebildet. Angesiedelt ist dieser im FD Zentrale Dienste. Darüber hinaus gibt’s es in jedem Fachdienst mind. einen „Digitalisierungsbeauftragten“. Dieses Amt nimmt Herr Keim mit einer weiteren Kollegin zusammen wahr.

Hinsichtlich der Umsetzung von Onlineprozessen hat sich folgende Vorgehensweise bewährt:

  1. Bestehende Verwaltungsleistungen/Formulare, die für eine Online-Umsetzung geeignet sind, werden gesichtet. Es wird recherchiert, ob bereits andere Jugendämter Onlineprozesse zur jeweiligen Verwaltungsleistung zur Verfügung stellen (und man lässt sich ggf. davon inspirieren). Anschließend wird eine Art Konzept erstellt, wie ein möglicher Civento-Prozess aussehen könnte (Beispiel siehe unten).

    Bei der Umsetzung richtet man sich nicht nach dem OZG-Katalog, sondern nach Prozessen, bei denen ein Online-Verfahren sinnvoll erscheint.

  2. Das Konzept wird vom Prozessdesigner umgesetzt.

  3. Anschließend nutzt man die Möglichkeit, den Civento-Prozess auszutesten. In diesem Schritt wird der Prozess auch vom zuständigen Sachgebiet geprüft. Änderungswünsche setzt der Prozessdesigner um. Außerdem erstellt er entsprechende Eingangsbestätigungen.

  4. Soweit kein Änderungsbedarf mehr besteht, kann der Online-Prozess nach Rücksprache mit dem Sachgebiet online gehen.

Die Umsetzung ist natürlich abhängig von der Komplexität der jeweiligen Dienstleistung (und der Verfügbarkeit des Prozessdesigners), aber im Prinzip sind diese Online-Anträge schnell erstellt. Sollte man wieder zu dem Punkt kommen, dass Arbeitskreise zusammenkommen, wie man es schon in den Bereichen UVG, Tagespflege, Kita-Übernahme gemacht hat, könnte man ggf. auch die Punkte 1 und 2 vorab vorbereiten und man beschränkt die Arbeitskreise nur auf inhaltliche Diskussionen und Änderungswünsche.

Damit würden die AKs noch effizienter arbeiten können.

Beispiel-LKWAFB-Civentoprozess-Gesundheitsfachkraft.docx

 

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