Im Zusammenhang mit den Überlegungen, wie man die Verwaltung vor missbräuchlicher Nutzung eines EDV-Verfahrens schützen kann, wurde im Main-Taunus-Kreis das bisherige System interner Kontrollen für PROSOZ 14plus um eine stichprobenhafte Prüfung der Auszahlungsbuchungen ergänzt.
Hierzu wurde eine Geschäftsanweisung gemeinsam mit dem Revisionsamt entwickelt, die die zur prüfenden Daten und Methoden beschreibt. Alle Beteiligten waren sich dabei einig, dass eine Prüfung von Auszahlungsbuchungen nicht die Arbeitsabläufe behindern darf und schon aus zeitlichen Gründen nur im Wege von Stichproben erfolgen kann. Es war also dafür zu sorgen, dass über die schon genutzten Methoden
- Unterzeichnung der Auszahlungsvorschlagsliste durch die zuständigen Sachbearbeiter
- Vier-Augen-Prinzip bei der Erstellung von Anordnungen
- Benutzer mit Administratorenrechten sind nicht gleichzeitig als Sachbearbeiter tätig
- Jederzeit prüfbare Auszahlungslisten und Verarbeitungsprotokolle
- Aktenprüfung durch das Revisionsamt
hinaus nicht etwa die zeitnahe Durchführung von Zahlungsläufen oder sonstigen Aufgaben eingeschränkt wird.
Man hat sich darauf verständigt, zusätzliche Prüfungen nach erfolgter Auszahlung durchzuführen, sich also auf abschließend verarbeitete Zahlungen zu beziehen. Die hier verfügbare Geschäftsanweisung regelt die Vorgehensweise für die verschiedenen Sachgebiete:
MTK_Geschaeftsanweisung_internes_Kontrollsystem.docx
Warum eine Zufallsauswahl?
- Allein die (an alle Mitarbeiter kommunizierte) Existenz einer Stichprobenprüfung erhöht den Schutz vor manipulierten Vorgängen und Zahlungen
- Kein Benutzer kann sich sicher sein, dass "seine" Fälle nicht geprüft werden.
- Jeder Benutzer, der Zahlungen veranlasst, muss damit rechnen, dass ggf. manipulierte oder erfundene Fälle zufällig gefunden werden.
- Der Prüfende selbst ist abgesichert, weil er niemanden bewusst von einer Prüfung ausschließt.
Einrichtung und Nutzung der MIS-Auswertung
Laden Sie sich zunächst die MIS-Auswertung für Ihre Datenbank herunter, entpacken und importieren Sie diese in Ihre PROSOZ 14plus-Datenbank:
MIS-Auswertung für MS SQL SERVER
Der Klassen-Name der MIS-Auswertung lautet: mssql-iks
MIS-Auswertung für ORACLE
Der Klassen-Name der MIS-Auswertung lautet: ora-iks
Über die MIS-Eigenschaften der Auswertung können Sie als Filter das gewünschte Sachgebiet auswählen. Wenn Sie keinen Filter auswählen, werden alle Buchhaltungssachgebiete ausgewertet.
Wählen Sie dann eines der Formate, z.B. 10 zufällige Auszahlungsbuchungen im letzten Jahr. Jeder Klick auf "Start" im MIS-Fenster erzeugt 10 neue zufällige Sätze. Die Datensätze der MIS-Auswertung enthalten die wichtigsten Informationen über erfolgte Auszahlungen und Einnahmeabsetzungen
Nun können Sie das Auswertungsergebnis z.B. nach Excel exportieren und dort formatieren bzw. drucken. Damit bekommen Sie eine Liste, anhand derer Sie sich die Fallakten ziehen und prüfen können.
Wichtige Hinweise
Die auf dieser Seite beschriebene Vorgehensweise allein ist kein internes Kontrollsystem, sondern nur ein Bestandteil eines in der Eigenverantwortung jeder Verwaltung einzuführenden IKS!
Was die beschriebene Technik nicht gewährleisten kann, ist die Gründlichkeit, mit der die maßgeblichen Unterlagen geprüft werden, die zu den ausgewählten Buchungen gehören. Der Verantwortliche muss natürlich (ggf. anhand der Fallakte) feststellen, ob der Fall "echt" ist, die Bankverbindung des Empfängers korrekt ist, der Empfänger selbst auch real existiert und Anspruch auf die ausgezahlten Leistungen hat. Die beschriebenen Instrumente können auch keine außerhalb von PROSOZ 14plus erfolgten Manipulationen verhindern!