Internes Kontrollsystem - Änderung von Bankverbindungen

Zusätzlich zur Stichprobenprüfung von Buchungen als Bestandteil eines internen Kontrollsystems dient auch die regelmäßige Kontrolle der Änderung von Bankverbindungen einer höheren Sicherheit - und sei es nur dadurch, dass allen Benutzern bewusst ist, dass die Änderung von zahlungsrelevanten Daten in der Bankverbindung eines Beteiligten überprüft werden kann (und wird).

Jede Verwaltung muss für sich entscheiden, ob sie per Dienstanweisung regelt, dass jede Änderung einer Bankverbindung durch zwei Personen schriftlich mitgezeichnet wird und wie sie das prüft. 

Zur exakten Dokumentation jeglicher zahlungsrelevanter Änderungen dient vor allem das für PROSOZ 14plus erhältliche "Änderungsjournal", dass in der Produktionsdatenbank oder in einer separaten Datenbank im Hintergrund mitläuft und alles protokolliert.

Um sich jedoch zunächst einen Überblick zu verschaffen, welche Bankverbindungen durch eine bestimmte Person oder in einem bestimmten Zeitraum überhaupt geändert wurden, kann man die hier verfügbare MIS-Auswertung nutzen. 

Sie enthält

  • eine Liste aller Adressen mit wichtigen (zahlungsrelevanten) Änderungen der Bankverbindung, die in der Datenbanktabelle n_historie gespeichert wurden. Taucht hier eine Adresse auf, können Sie diese in PROSOZ 14plus aufrufen und über die kleine Schaltfläche in der Symbolleiste die Änderung im Detail anzeigen lassen.

  • eine Auflistung der Anzahl von gespeicherten Änderungen von Bankverbindungsdaten nach Adresse und Sachbearbeiter. Mit dieser können Sie z.B. prüfen, ob bei bestimmten Adressen häufiger die Bankverbindung geändert wird oder ob bestimmte Sachbearbeiter häufiger Bankverbindungen (bei bestimmten Adressen) ändern als andere.

Die MIS-Auswertung kann nach Benutzern, dem Jahr der Änderung oder bestimmten Namen über die MIS-Eigenschaften gefiltert werden.

 

MIS-Auswertung für MS SQL SERVER

mssql-aenderung-bv.zip

 

MIS-Auswertung für ORACLE

(derzeit nicht verfügbar)

 

Der Klassenname der MIS-Auswertung lautet: aenderung-bv

 

Interessant ist im o.g. Zusammenhang ggf. auch diese MIS-Auswertung: Buchhaltungsbeteiligte mit Bankverbindung und Sachgebiet

Sie stellt eine Liste der laufenden Buchhaltungsbeteiligten bereit und enthält auch die Angabe, in welchem Sachgebiet diese beteiligt sind.