Erzeugt man aus einer Kopie der Echtdatenbank eine Übungs- oder Testdatenbank für PROSOZ 14plus, sind zunächst alle Einstellungen in der Übungsdatenbank mit der echten Datenbank identisch.
Es müssen daher einige Einstellungen in der Übungsdatenbank unmittelbar danach unbedingt angepasst werden. Sie vermeiden damit, dass versehentlich Übungsdaten in den normalen Arbeitsablauf geraten oder in der Übungsdatenbank vorgenommene Änderungen Auswirkung auf das Produktivsystem haben.
Hier sind die wichtigsten Einstellungen beschrieben. Natürlich kann keine Gewähr auf die Vollständigkeit dieser Liste übernommen werden - es kann je nach Installation und Nutzung von PROSOZ 14plus - Zusatzfunktionen vor Ort noch weitere individuelle Einstellungen geben.
Änderungsjournal
Wird in der Echtdatenbank das Änderungsjournal genutzt (egal ob direkt in der Datenbank oder in einer separaten Journaldatenbank), muss diese Einstellung in der Übungsdatenbank angepasst werden. Das Änderungsjournal kann für die Übungsdatenbank ganz abgeschaltet werden:
Administration > Konfiguration > Systemeinstellungen > Sicherheitskonzept > Änderungsjournal > "Nein"
- Wird ein Änderungsjournal direkt in der Echtdatenbank geführt, übernimmt die Übungsdatenbank diese Einstellung und führt auch dort das Journal. In diesem Fall ist nichts zu veranlassen (es sei denn, man schaltet es dort bewusst ab).
- Wird das Änderungsjournal für das Produktivsystem in einer separaten Datenbank geführt und man möchte auch für die Übungsdatenbank ein Änderungsjournal einsetzen, muss ein eigener Journal-Alias für die Übungsdatenbank in den Systemeinstellungen eingetragen werden. Die separate Übungs-Journaldatenbank muss vorher natürlich samt Tabelle n_journal angelegt und über das Tool DBAdmin.exe ein entsprechender Alias definiert werden.
- Wird das Änderungsjournal für das Produktivsystem in einer separaten Datenbank geführt und man möchte für die Übungsdatenbank kein Änderungsjournal einsetzen, muss das Journal unbedingt abgeschaltet werden, andernfalls werden alle Datenänderungen aus der Übungsdatenbank im Journal der Echtdatenbank gespeichert. Das Journal hätte dann im Produktivsystem nicht nachvollziehbare Einträge und würde unbrauchbar.
Bezeichnung der Datenbank
Über Administration > Konfiguration > Systemeinstellungen > Allgemein sollte der Schalter „Echt- oder Übungsdatenbank“ auf „Übungsdatenbank“ umgestellt werden. Nach dem Neustart des Programms wird links ein Balken mit der Aufschrift „Übungsdatenbank“ angezeigt. Dies vermeidet, dass Benutzer versehentlich in der falschen Datenbank arbeiten.
Pfad für Logdatei
Über Administration > Konfiguration > Systemeinstellungen > Allgemein > Dateipfad für Laufzeit-Log-Datei sollte ein anderer Pfad als in der Echtdatenbank eingestellt werden. Fehler und bestimmte Ereignisse werden von PROSOZ 14plus in einer Logdatei protokolliert. Falls man diese Datei bei einer Supportanfrage benötigt, sollte die Übungsdatenbank nicht in die gleiche Datei schreiben wie die Echtdatenbank.
Pfade für Buchhaltungsunterlagen, Zahlungsdateien und Kassenschnittstellen
Über Administration > Konfiguration > Systemsatz Buchhaltung müssen die Systemsätze aller noch für Buchungen verfügbaren Haushaltsjahre für alle Sachgebiete aufgerufen und die eingetragenen Pfade für SEPA-Dateien, ggf. für Anordnungen und Listen auf einen anderen Pfad eingestellt werden als in der Echtdatenbank.
Unterlässt man diese Änderungen und führt in der Übungsdatenbank Zahlungsläufe durch, landen die Dateien im Originalordner und es besteht die Gefahr, dass diese dann von Kasse usw. verarbeitet werden, obwohl es sich um Übungsdaten handelt.
Gleiches gilt auch für die Pfade von Kassenschnittstellen.
Pfad für JH-Statistik
Die HzE-Statistik, § 8a-Statistik und die Statistik 7 werden bei der Erzeugung aus PROSOZ 14plus in eine Textdatei geschrieben. Hierfür muss über Administration > Konfiguration > Systemeinstellungen > Statistik > JH-Statistik > Dateipfad für Statistikausgabe auf eine Datei jhstatistik.txt in einem entsprechenden Ordner verwiesen werden.
Für die Übungsdatenbank sollte man einen anderen Ordner mit einer eigenen TXT-Datei verwenden, damit nicht versehentlich übungshalber erzeugte Statistiken in dem Ordner landen, in dem die Statistiken der Echtdatenbank stehen oder diese dort sogar überschrieben werden. An den erzeugten Statistikdateien ist sonst nicht zu erkennen, aus welcher Datenbank sie stammen!
Pfad für UVG-Statistik
Die CSV-Dateien für die UVG-Statistik werden bei der Erzeugung aus PROSOZ 14plus in den unter Administration > Konfiguration > Systemeinstellungen > Statistik > UVG-Statistik > Dateipfad für Statistikausgabe hinterlegten Ordner geschrieben.
Für die Übungsdatenbank sollte man einen anderen Ordner eintragen, damit nicht versehentlich übungshalber erzeugte Dateien in dem Ordner landen, in dem die Dateien der Echtdatenbank stehen oder diese dort sogar überschrieben werden. An den erzeugten Statistikdateien ist sonst nicht zu erkennen, aus welcher Datenbank sie stammen!
Druckdienst
Über den Windows-Explorer sollte der Druckvorlagenordner der Echtdatenbank kopiert und mit einer anderen Bezeichnung ("Druckvorlagen Übungsdatenbank") an geeigneter Stelle eingefügt werden.
Über Administration > Konfiguration > Systemeinstellungen > Textausgabe >Druckdienst > Druckvorlagenverzeichnis muss dann der Pfad zu den Druckvorlagen in der Übungsdatenbank eingetragen werden. Unterlässt man diese Änderung, besteht die Gefahr, dass Druckvorlagen des Produktivsystems aus der Übungsdatenbank heraus verändert werden.
Da Änderungen an den Eigenschaften der Vorlagen und Textbausteine dann in der Übungsdatenbank gespeichert würden, wären diese in der Echtdatenbank nicht verfügbar. Dies könnte sogar zur Folge haben, dass der Druckdienst in der Echtdatenbank überhaupt nicht mehr funktioniert.
Adresse des Jugendamtes
Da nicht in allen Listen, Reports usw. deutlich zu sehen ist, dass es sich um Übungsdaten handelt, empfiehlt es sich, über Administration > Konfiguration > Systemeinstellungen > Statische Werte > Adresse des Jugendamtes eine entsprechende Bezeichnung im Feld "Name1" einzutragen, z.B. "Übungsdaten". Andernfalls besteht die Gefahr, dass aus der Übungsdatenbank erzeugte Listen, Anordnungen o.ä. in den normalen Arbeitsablauf gelangen und weiterverarbeitet werden, obwohl es sich um Übungsdaten handelt.
Pfad für eingehende und ausgehende Dateien der AltvDV-Schnittstelle
Wird die Schnittstelle zur elektronischen Übermittlung von Meldungen über gezahlte Versicherungszuschüsse nach der Altersvorsorgedurchführungsverordnung eingesetzt, muss über Administration > Konfiguration > Systemeinstellungen > Buchhaltung > AltvDV-Schnittstelle der Pfad für eingehende und ausgehende Dateien (Sende- und Empfangsrichtung) auf einen gesonderten Ordner für die Übungsdatenbank eingerichtet werden. Dies gilt auch für das ggf. eingesetzte separate Tool AltvDV_Datenaustausch.exe.
Verwendet man hier versehentlich die gleichen Pfade wie in der Echtdatenbank, kämen gesendete und von der ZfA ggf. zurückgeschickte Dateien durcheinander und es wäre evtl. nicht mehr nachvollziehbar, welche Meldungen tatsächlich „echte“ Meldungen und welche Dateien ggf. Testmeldungen sind.
Eingangsordner für Online-Anträge
Sofern Online-Antragsverfahren eingesetzt werden, ist in den Systemeinstellungen ein Eingangsordner konfiguriert. Über Administration > Konfiguration > Systemeinstellungen > Allgemein > Onlineanträge > XFall-Service > Eingangsordner sollte für die Übungsdatenbank ein anderer Ordner als für das Produktivsystem eingestellt werden. Andernfalls würde ein Import neuer Anträge in der Übungsdatenbank diese ggf. aus dem Eingangsordner der Produktionsdatenbank löschen, so dass gestellte Onlineanträge dort nicht mehr importiert werden könnten.
Dateipfad für Schnittstellendateien zur Kostenerstattung
Sofern das Modul für die Schnittstelle zur Kostenerstattung / Online-Kostenerstattung mit RP Kassel eingesetzt wird, muss über Administration > Konfiguration > Systemeinstellungen > Kostenerstattung > Dateipfad Schnittstelle Kostenerstattung für die Übungsdatenbank ein anderer Ordner als für das Produktivsystem eingestellt werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass übungsweise erzeugte Kostenerstattungsabrechnungen an den Empfänger hochgeladen werden.
Dateiaustauschordner für DMS-Anbindung
Ist ein DMS-System angebunden, wird unter Administration > Konfiguration > Systemeinstellungen > Allgemein > DMS > Dateiaustauschordner eingestellt, über welchen Ordner Dokumente und Metadaten aus Prosoz an das DMS übergeben werden. Hier sollte für Übungsdatenbanken ein anderer Ordner eingestellt werden, damit nicht aus Übungsfällen versehentlich in echte eAkten Daten oder Dokumente übergeben werden.
Ggf. muss auch je nach Umgebung unter Hostname / IP-Adresse ein anderer Eintrag für die Übungsdatenbank vorgenommen werden, je nach DMS müssen ggf. auch weitere Einträge in dem Bereich "DMS" geändert werden.
OPEN/WebFM
Wird OPEN/WebFM eingesetzt, muss in der PROSOZ 14plus - Übungsdatenbank dafür gesorgt werden, dass Änderungen in Adressen usw. in der Übungsdatenbank nicht in die OPEN/WebFM - Produktionsdatenbank übernommen werden. Hierzu muss der Eintrag unter Administration > Konfiguration > Systemeinstellungen > OPEN/WebFM > Aktiv auf "Nein" gesetzt werden.